|
|
|
|
|
|
Управленческий (финансовый) учет и его автоматизация
Настоящая публикация была подсказана самой жизнью, точнее - жизнью и смертью малых и средних фирм, с которыми автору пришлось контактировать в последние годы. Приходится с прискорбием отметить, что лишь единицы из отечественных предприятий работают более или менее стабильно и предсказуемо. Положение же большинства постсоветских компаний весьма шаткое и ненадежное. Изменение обменных курсов, очередной указ или проблема со смежниками способны уничтожить многие внешне благополучные предприятия. И дело вовсе не в происках правительства или рыночном хаосе. Основная причина, как мне кажется, кроется внутри самих фирм: их руководство принимает фундаментальные управленческие решения "на глазок", не имея под рукой ни бюджета, ни реальной финансовой отчетности. А это уже не бизнес, а игра в рулетку.
Но для начала руководству предприятия, которое планирует внедрить у себя систему управленческого учета, просто необходимо узнать основную информацию о самом управленческом учете, "и с чем его едят". Ниже приводится материал одного из наших семинаров на тему "Управленческий учет на практике." 1. Виды учета на постсоветском предприятии 1.1. Бухгалтерский учет (Financial Accounting). Бухгалтерский (налоговый) учет осуществляет бухгалтерия. Пользователи отчетности - налоговые и иные государственные органы. Поскольку бухгалтерский и налоговый учет слиты государством воедино, главная задача бухгалтерии - минимизация налогообложения. Бухгалтерский учет, как правило, невозможно применить в управленческих целях. Причины кроются в бухгалтерской информации, которая:
1.2. Внутренний (управленческий) учет (Management Accounting). Управленческий учет осуществляет экономическая служба. Пользователи отчетности - управленцы, учредители, инвесторы, кредиторы. За рубежом на управленческий учет компании тратят 90% времени и ресурсов, остальное - на бухгалтерский (налоговый) учтет. У нас все наоборот. 2. Что такое управленческий учет 2.1. Учет должен основываться на правильной методике Правильная методика - это методика здравого смысла. Лучше всего за основу брать Международные Стандарты Финансовой Отчетности - International Accounting Standards (МСФО/IAS). Их обычно называют GAAP, по аббревиатуре американских бухгалтерских правил. IAS и GAAP очень похожи и расхождения не касаются принципиальных положений. 2.2. Учет должен быть полным и оперативным Полный и оперативный учет возможен лишь при правильной организационной структуре, отлаженных информационных потоках, наличии квалифицированных исполнителей и соответствующего программного обеспечения. 2.3. Учет должен давать понятную отчетность Принцип понятности декларируется в стандартах IAS как один из основополагающих. Если пользователь не разберется в отчетности, то незачем ее и создавать. Отчетность, как минимум, обязательно должна включать в себя:
Кроме того, пользователь должен иметь возможность увидеть картину как в целом (консолидированную), так и в разрезе по своим бизнесам. 2.4. Учет должен иметь обратную связь через рычаги управления Отчетность получена, однако, чтобы ее "оживить", нужно оперативно применять на практике управленческие решения, принимаемые на основе анализа отчетности. В противном случае система учета не принесет никаких практических результатов, кроме морального удовлетворения или недовольства. 2.5. Учет должен включать в себя систему бюджетирования Бюджетирование - это планирование хозяйственной деятельности, в первую очередь - финансовых потоков. Фирма, которая не пользуется инструментами бюджетирования, живет "по наитию", любое хозяйственное событие для нее становится неожиданностью. Бюджетирование обеспечивает осмысленное управление предприятием, а также позволяет по-новому оценить финансовые результаты. 3. Постановка управленческого учета 3.1. Обследование предприятия В первую очередь необходимо описать существующую организационно-штатную структуру и действующие на предприятии бизнес-процессы. Иначе говоря, составляется модель "как есть" ("As-Is"), включающая в себя организационную диаграмму, и схему бизнес-процессов. Для наглядного описания бизнес-процессов лучше всего использовать международный стандарт IDEF0. 3.2. Бизнес-реинжиниринг Получив модель действующего предприятия, необходимо ее критически проанализировать и, там где это возможно, упростить и улучшить. Процесс модернизации называется бизнес-реинжинирингом, который может быть как поверхностным, так и глубоким. При этом составляется вторая, уже оптимизированная имитационная модель предприятия "как должно быть" ("To-Be"). При схема должна подразумевать наличие эффективных информационных потоков внутри системы учета, которые должны обеспечивать ее правильность, достаточную оперативность и полноту. 3.3. Внедрение системы учета Последний этап - это выбор таких инструментов учета, которые наилучшим образом подойдут для разработанной структуры предприятия и при этом обеспечат запас прочности в случае ее укрупнения. Для небольших фирм можно обойтись при помощи обычных записок, которые циркулируют в рамках системы учета и собираются для анализа у определенного работника. Более крупные предприятия должны выбрать программное обеспечение, которое должно обладать достаточными возможностями и при этом обеспечивать конфиденциальность информации. Необходимо также уделить внимание конкретным исполнителям, которые должны быть хорошо обученными и заинтересованными в результате своего труда. 4. Наши предложения 3.1. Управленческий консалтинг Как известно, взгляд со стороны всегда объективнее. Это подтверждает наша успешная практика консультирования некоторых белорусских торгово-промышленных предприятий. Поэтому мы можем предложить полноценное обследование предприятия и разработку предложений по оптимизации его деятельности. Данные работы подразумевают проработку оргштатной структуры и имитационное моделирование бизнес-процессов в формате IDEF0. Для их описания используется программный продукт BPWin 2.5. 3.2. Методология учета На основе многолетнего опыта постановки управленческого учета нами была разработана оригинальная методика внутреннего учета для отечественных предприятий, соответствующая при этом международным стандартам IAS&GAAP. Данная методика дает возможность начать управленческий учет на малых с средних компаниях прямо с текущего месяца. Рассматриваемая методология позволяет получить такие отчеты, как отчет о прибылях и убытках, кэш-фло, и, с некоторым допуском, баланс предприятия. Для этого используется кассовый метод учета затрат (т.е. оплаченные затраты относятся к тому же периоду), при котором суммируется движение по всем кассам и расчетным счетам. Таким образом, по движению денег можно получить отчет кэш-фло и часть информации для отчета о прибылях-убытках. Затем укрупнено анализируется движение товара: объем продаж по цене и себестоимости, затраты в товарном виде и др. Просуммировав данные товарные показатели с рассчитанными ранее денежными, мы получаем полный отчет о прибылях-убытках, в котором реализация рассчитана по отгрузке. Для расчета баланса собираются данные в стоимостном выражении обо всех остатках денежных средств, ТМЦ, основных средств и дебиторско-кредиторской задолженности. После несложных вычислений (активы-заемный капитал=собственный капитал) выходим на сумму собственного капитала и общей прибыли (убытка) предприятия с момента его существования. 3.3. Автоматизация учета Мы предлагаем также своим клиентам программное обеспечение, позволяющее автоматизировать сбор и обработку управленческой информации. Для небольших предприятий уже несколько лет несомненный интерес представляют недорогие таблицы Excel, для использования которых достаточно обычных знаний Microsoft Office. При этом возможности таких таблиц достаточно высоки: это мультивалютный учет, консолидация данных по бизнес-структуре, глубокие экономические разрезы, сводные таблицы, диаграммы и многое другое. Однако чрезмерная гибкость и некоторые технологические особенности Excel накладывают определенные ограничения на функциональность и надежность подобных инструментов. В связи с этим в декабре 2001 г. была выпущена специальная конфигурация для 1С-Бухгалтерии 7.7, которая получила наименование 1С-Экономист 1.0. Изюминкой программы, несомненно, является возможность бюджетирования, которая реализована очень удобно и наглядно. В большинстве зарубежных программ по учету под бюджетом понимается ввод конечных цифр, которые мы планируем достичь, а предварительный расчет этих цифр возлагается на пользователя. В отличие от такого подхода наша программа дает пользователю возможность имитационного моделирования. Т.е. вводятся плановые документы, отражающие наши ожидания объемов продаж, движения денег, товара, основных средств, а программа сама покажет, какие при этом будут финансовые показатели предприятия. По истечении отчетного периода мы будем иметь возможность сравнить бюджет с фактом.
Подробнее о программе 1С-Экономист читайте здесь. Ждем Ваших откликов и предложений. Получить более подробную информацию можно связавшись с автором (моб. телефон в Минске: +375/29 616 34 16, e-mail: [email protected]). |
|
Copyright © 2001-2002; Alexander Sinkevich. All Rights Reserved. |
Как избежать графиков прибыли, подобных изображеному слева? Только перейдя от существования "на авось" к грамотному регулярному бизнес-управлению?. Однако эту проблему решить непросто: требуются колоссальные усилия со стороны руководства, значительные затраты времени, нервов и средств, фундаментальные знания в различных областях экономики и менеджмента и многое другое. Для успеха начатого проекта по постановке регулярного менеджмента и управленческого учета, как правило, требуется привлечение квалифицированных консультантов. Поскольку услуги крупных консалтинговых компаний стоят недешево, то в России в последние годы сложилась практика привлечения одного или нескольких специалистов, которые создают внутри предприятия рабочую группу, которая производит необходимые мероприятия под руководством этих консультантов. Этот вариант не только дешевле, но и перспективнее для заказчика, у которого после окончания работ остаются собственные подготовленные специалисты, которые будут обслуживать и модернизировать созданную систему управленческого учета.
По сравнению с Excel добавлены также возможности начисления и списания издержек в разные периоды, учета взаиморасчетов, подробного товарного движения, основных средств и их амортизации, и т.д. Простой, интуитивно понятный интерфейс позволяет пользователю освоить программу за считанные часы. А результат от использования сравним только с применением крупных корпоративных систем типа "Галактика", SAP/R3, "ACCPAC". Мощный блок отчетности позволяет держать руку на пульсе своего бизнеса ежедневно и вовремя принимать обоснованные управленческие решения. Все это в итоге поможет Вашей фирме демонстрировать динамику прибыли, похожую на график справа.